स्टॉक आणि खरेदी
Dead stock: 4,571 फ्रेम, वर्षाला 800 orders, आणि कोणता मेलाय हे सांगणारी तारीखच नाही
एका भारतीय ऑप्टिकल व्यवसायाकडे 4,571 frames आणि sunglasses stock मध्ये आहेत, आणि वर्षाला जेमतेम 800 orders. अर्ध्या frames मध्ये अडकलेल्या पैशाचा पाचवा हिस्साही नाही. आणि कोणता माल मेलाय हे सांगणाऱ्या दोन तारखा कधी नोंदल्याच गेल्या नाहीत — 4,490 पैकी 54 products चे purchase record, आणि last-sale ची तारीख नेमक्या एकावर.
प्रत्येक ऑप्टिकल दुकानदाराला ते frames पाठ असतात जे कधीच विकले जात नाहीत. वरच्या row मध्ये, किंवा मागच्या cabinet मध्ये — दुकानातला कोणीही बोट दाखवून सांगेल कोणते. पण किती आहेत, किती काळ पडून आहेत, आणि shelf वरच्या एकूण पैशांपैकी किती त्यांत अडकलाय — हे क्वचितच कोणत्या दुकानाला सांगता येतं.
हे तिन्ही आकडे मी आमच्याच ERP मध्ये शोधले. पहिला अपेक्षेपेक्षा वाईट निघाला. उरलेल्या दोघांचं उत्तर मिळालंच नाही — आणि का मिळालं नाही, तोच या लेखातला सर्वात कामाचा भाग आहे.
स्पष्टीकरण आणि मर्यादा. मी Optocore बनवतो, एक optical ERP, आणि हे आकडे त्यातूनच आले आहेत. हे दोन branches असलेल्या एका भारतीय ऑप्टिकल व्यवसायाचे आहेत — 18 सप्टेंबर 2026 पर्यंतचं live catalogue, आणि सप्टेंबर 2022 पासूनचा order इतिहास. हे खरं दुकान आहे, benchmark नाही. आकार ओळखीचा वाटेल; दशांश आमचे आहेत.
4,571 फ्रेम, आणि वर्षाला जेमतेम 800 orders
catalogue मध्ये सध्या 4,571 frames आणि sunglasses stock मध्ये आहेत — 4,032 frames आणि 539 sunglasses.
आता ते किती वेगाने बाहेर जातात ते बघा:
| वर्ष | Orders |
|---|---|
| 2023 | 891 |
| 2024 | 822 |
| 2025 | 753 |
समजा वर्षाला 800 orders. प्रत्येक order मध्ये frame जातोच असं नाही — बरेच फक्त lens, repair किंवा contact lens चे असतात — त्यामुळे 800 हा उदार आकडा आहे. तरीही, प्रत्येक order मध्ये एक frame shelf वरून उचलला गेला तरी पडून असलेला stock जवळपास सहा वर्षांचा आहे.
सहा वर्षं हा stock level नसतो. ते archive असतं.
बाजारात dead stock बद्दल असं बोललं जातं जणू तो shelf चा एक कोपरा आहे. सहा वर्षांच्या stock वर तो कोपरा राहत नाही — तोच पूर्ण shelf होतो, आणि या वर्षीची खरेदी त्याच्यावर ठेवली जाते.
जवळपास प्रत्येक frame एकमेव आहे
आता तो मूलभूत मुद्दा, जो ऑप्टिकल stock ला इतर कुठल्याही retail stock पेक्षा वेगळा करतो — आणि ज्यामुळे नेहमीचा software सल्ला frame cabinet समोर टिकत नाही.
हे 4,571 units एकूण 4,490 वेगवेगळ्या products मध्ये विभागलेले आहेत — म्हणजे प्रत्येक product मागे साधारण 1.02 नग. shelf वरच्या 98% मालाचा अर्थ आहे: एक रंग, एक size, एक model, आणि त्याचा एकच नग.
याचे दोन परिणाम होतात, जे बहुतेक billing software चुकीचे समजतं:
- Reorder point निरर्थक होतो. "minimum stock 2, reorder 5" हे एकच वस्तू पुन्हा पुन्हा विकणाऱ्या दुकानाचं गणित आहे. ऑप्टिकल दुकान बहुतेक वेळा तसं नसतं. तो frame विकला की संपला — मग प्रश्न "पुन्हा मागवा" नाही, तर "त्याच्या सारखं काहीतरी घ्या" असा असतो.
- म्हणून हिशोब SKU चा नाही, group चा आहे. brand, price band, shape, material, gender. "SKU 4412 पुन्हा घेऊ का" हा प्रश्नच विचारता येत नाही; विचारता येतं ते "दोन ते तीन हजारातले metal half-rim गरजेपेक्षा जास्त पडून आहेत का".
म्हणजेच SKU-नुसार quantity छापणारा कोणताही stock report ऑप्टिकल दुकानाला काहीच सांगत नाही. प्रत्येक ओळीवर 1 च लिहिलेलं येईल.
अर्धे frames, आणि पैशाचा फक्त पाचवा हिस्सा
तोच stock विक्री किमतीनुसार मांडला की चित्र लगेच बदलतं:
| Price band | Units चा वाटा | अडकलेल्या पैशाचा वाटा |
|---|---|---|
| 1,000 पेक्षा कमी | 17.5% | 4.4% |
| 1,000–1,999 | 32.7% | 15.4% |
| 2,000–2,999 | 16.9% | 13.0% |
| 3,000–4,999 | 15.1% | 18.6% |
| 5,000–7,999 | 12.2% | 23.8% |
| 8,000 आणि वर | 5.7% | 24.7% |
दोन्ही columns समोरासमोर वाचा, कारण निर्णय तिथेच दडलेला आहे.
shelf वरचे अर्धे frames — 2,000 रुपयांखालचे सगळे — मध्ये पैशाचा पाचवा हिस्साही नाही. units मध्ये 50.2%, पैशात 19.8%. यांच्याबाबत चूक स्वस्त पडते.
वरचे दोन bands अगदी उलटे आहेत: units चे 17.9%, आणि पैशाचे 48.5%. दर सहावा frame, आणि त्यात जवळपास निम्मं भांडवल.
हाच असमतोल audit कुठून सुरू करायचा हे ठरवतो. स्वस्त भिंत मोजणं हे आरामाचं काम आहे आणि त्यातून फारसं काही मोकळं होत नाही. दोन वर्षं न हललेले चाळीस premium frames, चारशे स्वस्त frames पेक्षा जड पडतात — आणि पुढे discount वर तेच काढले जातात, म्हणजे त्याच चुकीचं दुसरं बिल.
615 brands, आणि त्यांतले 502 पाच किंवा त्याहून कमी frames चे
आणखी एक कापणी, कारण यातून कळतं की कोणी ठरवल्याशिवाय shelf सहा वर्षांचा कसा होतो.
या catalogue च्या stock वर 615 वेगवेगळी brand नावं आहेत. वरच्या पाच brands मध्ये units चे 33.5% आणि वरच्या दहांत 43.5% — म्हणजे एक तृतीयांश shelf ही ठरवून घेतलेली मोजकी नावं आहेत.
बाकी एक फार लांब शेपूट आहे. या 615 पैकी 502 brands कडे पाच किंवा त्याहून कमी frames आहेत.
याचा काही भाग migration चा गोंधळ आहे आणि मी ते स्पष्ट सांगतो: वर्षानुवर्षे टाईप झालेल्या catalogue मध्ये model आणि supplier ची नावंही brand च्या column मध्ये जातात, त्यामुळे 615 हा खऱ्या brands पेक्षा जास्त आहे. तरीही, भरपूर सूट देऊनही आकार तोच राहतो — एक लहान ठरवलेला गाभा, आणि मग एक-दोन नगांची लांब शेपूट, जी rep समोर उभा होता म्हणून आली.
Dead stock याच शेपटीत तयार होतो. एका वाईट निर्णयातून नाही, तर शंभर छोट्या निर्णयांतून जे कधी एकत्र बघितलेच गेले नाहीत, कारण दुकानात कोणतीही यंत्रणा त्यांना जोडून मालकासमोर ठेवत नाही.
त्या दोन तारखा ज्या कोणी नोंदवतच नाही
मग या 4,571 पैकी खरोखर मेलेला कोणता?
मी सांगू शकत नाही. query अवघड आहे म्हणून नाही, तर दुकानाने त्या दोन तारखा कधी लिहिल्याच नाहीत म्हणून:
- हा frame आला कधी? 4,490 products पैकी 54 साठी — म्हणजे 1.2% साठी purchase record आहे. बाकीचा माल एकूण रकमेच्या रूपात चढलेल्या supplier bills वर आला, किंवा कुठल्याच bill वर आलाच नाही. गेल्या महिन्यात घेतलेला frame आणि 2021 चा frame यात system ला काहीच फरक दिसत नाही.
- शेवटचा एक विकला कधी? 4,490 पैकी नेमक्या एका product वर last-sale ची तारीख आहे. catalogue याच जुलैमध्ये ERP मध्ये आलं आणि counter जूनच्या अखेरीपासून त्यावरच bill करतोय, म्हणजे product-पातळीवरचा विक्री इतिहास तीन महिन्यांचा आहे. त्याआधी bill मध्ये रक्कम नोंदली जायची, shelf वरून कोणता frame गेला हे नाही.
या दोन तारखांशिवाय "dead stock" हा आकडा नाही. ती counter वर उभ्या असलेल्या कोणाची तरी जाणीव आहे — आणि ERP ठेवण्याचा संपूर्ण हेतूच हा आहे की दुकान जाणिवेवर चालू नये.
हाच प्रामाणिक निष्कर्ष आहे, आणि तो आमच्यासाठी कौतुकाचा नाही. आमच्याकडे चालू ERP आहे, स्वच्छ catalogue आहे, पूर्ण order इतिहास आहे — तरीही आम्ही आमच्याच stock चं वय काढू शकत नाही, कारण ज्या दोन fields महत्त्वाच्या होत्या त्या कोणाच्याच सवयीचा भाग बनल्या नाहीत. software एकटं हे दुरुस्त करत नाही. नव्या system चा पहिला महिना हाच तो क्षण आहे जेव्हा या दोन entries सक्तीच्या करायच्या — आणखी 4,000 नग तारखेशिवाय येण्याआधी.
Dead stock ची खरी किंमत
मालक याला बहुधा "पडून राहिलेला पैसा" समजतात. तो पडून राहण्यापेक्षाही वाईट आहे, चार प्रकारे:
- ही तुम्ही आधीच मोजलेली भांडवल आहे — विक्री किमतीवर नाही, खर्चावर. या दुकानात त्याचा जवळपास निम्मा भाग 5,000 रुपयांवरच्या frames मध्ये आहे.
- तो विकला गेला असता त्या frame ची जागा अडवतो. cabinet मध्ये जेवढं मावतं तेवढंच मावतं. 2021 च्या model ला दिलेली प्रत्येक जागा ही याच season चा rep भरू शकत नाही अशी जागा आहे.
- शेवटी तो discount वर निघतो, आणि discount थेट margin मधून जातो. आमच्याच margin च्या आकड्यांत सरासरी discount ने frame च्या कमाईचा जवळपास 85% खाल्ला. जुना stock 40% सवलतीत काढणं ही वसुली नाही; ते त्याच जुन्या खरेदीचं दुसरं पेमेंट आहे.
- तो चांगल्या दिसणाऱ्या आकड्यात लपतो. balance sheet वर stock ची किंमत asset म्हणून वाचली जाते. सहा वर्षांचा stock asset नाही — तो गेल्या वर्षीचा cash आहे, cabinet मध्ये.
आजपासून मोजायला कशी सुरुवात करायची
ज्या तारखा कधी नोंदल्याच गेल्या नाहीत त्या परत येणार नाहीत. पण ढीग वाढवणं आज थांबवता येतं, आणि एका season मध्ये पहिला प्रामाणिक आकडा मिळू शकतो. क्रमाने:
1. आजपासून दोन सक्तीच्या fields. कधी आलं, आणि खर्च किती. प्रत्येक frame, अपवाद नाही, खोका उघडतानाच — महिनाअखेरीस नाही. त्या दिवसापासून तुमच्याकडे ageing report आहे, आणि सहा महिन्यांत ती काहीतरी खरं सांगायला लागेल.
2. रकमेचं नाही, नगाचं bill करा. counter ने bill वर खरा frame निवडला, तर last-sold आपोआप नोंदलं जातं. हीच ती एक सवय आहे जी billing system चं stock system करते, आणि तिला प्रत्येक विक्रीमागे तीन सेकंद लागतात.
3. audit shelf नुसार नको, band नुसार करा. 5,000 रुपयांवरच्या सगळ्यांपासून सुरू करा, कारण निम्मा पैसा तिथेच आहे आणि संख्या काहीशेच आहे. दोन माणसं, एक दुपार.
4. नगावर नाही, group वर 90 दिवसांचा नियम लावा. जवळपास प्रत्येक frame एकमेव असताना एका नगाचं वय फार काही सांगत नाही. group चं वय — हा brand, हा band, हा shape — सांगतं की काय घेणं थांबवायचं.
5. घेतानाच बाहेर पडण्याचा मार्ग ठरवा. उपयोगी शिस्त "किती सवलतीत काढेन" ही नाही, तर ही आहे: हा group वर्षभर हलला नाही तर त्याचं काय? supplier ला परत, दुसऱ्या branch मध्ये transfer, bundle, की write-down. जे दुकान हे उत्तर खरेदीच्या वेळीच देतं, तिथे गुपचूप ढीग साचणं थांबतं.
आम्ही याचं काय करतोय
वरचीच यादी, अशा दुकानात जिने आत्ताच कबूल केलंय की तिला स्वतःच्या stock चं वय काढता येत नाही. खोका उघडताच "कधी आलं" आणि खर्च नोंदला जातोय; counter bill वर product निवडतोय; आणि पहिली खरी ageing report मार्च 2027 च्या आसपास वाचण्यासारखी असेल. हे कोणालाही संथ वाटेल, आणि हीच खरी मुदत आहे — ज्या stock वर कधी तारीखच पडली नाही, त्याचं ageing analysis देऊ म्हणणारा तुम्हाला chart लावून अंदाज विकतोय.
अस्वस्थ करणारी गोष्ट सहा वर्षांचा stock नाही. अस्वस्थ करणारी गोष्ट ही की मोजणी तेव्हा झाली जेव्हा दुकानाला विचारलं गेलं.
आकडे: दोन branches असलेल्या एका भारतीय ऑप्टिकल व्यवसायाच्या live catalogue मधून, 18 सप्टेंबर 2026 पर्यंत — 4,490 products मध्ये 4,571 frame आणि sunglass units, 54 products चे purchase line items, आणि एका product वर last-sale ची तारीख. Order ची संख्या त्याच व्यवसायाच्या 2022-2026 च्या पूर्ण इतिहासातून. Price band सध्याच्या विक्री किमतीवर आणि अडकलेला पैसा नोंदलेल्या खर्चावर. कोणतीही order value, ग्राहक नोंद किंवा branch ची ओळख प्रकाशित केलेली नाही.