स्टॉक और ख़रीद
Dead stock: 4,571 फ्रेम, साल भर में 800 orders, और कौन-सा मरा हुआ है यह बताने वाली तारीख़ ही नहीं
एक भारतीय ऑप्टिकल व्यवसाय के पास 4,571 frames और sunglasses stock में हैं, और साल भर में करीब 800 orders. आधे frames में फँसे पैसे का पाँचवाँ हिस्सा भी नहीं है. और जो दो तारीख़ें बतातीं कि कौन-सा माल मरा हुआ है, वे कभी दर्ज ही नहीं हुईं — 4,490 में से 54 products के purchase record हैं, और last-sale की तारीख़ ठीक एक पर.
हर ऑप्टिकल दुकानदार को वे frames याद रहते हैं जो कभी बिकते ही नहीं। ऊपर वाली row में, या पीछे वाली cabinet में — दुकान का हर आदमी उँगली रखकर बता देगा कि कौन-से हैं। लेकिन कितने हैं, कितने समय से पड़े हैं, और शेल्फ़ पर लगे पैसे का कितना हिस्सा उनमें फँसा है — यह शायद ही कोई दुकान बता पाती है।
मैंने ये तीनों आँकड़े अपने ही ERP में ढूँढ़े। पहला उम्मीद से ज़्यादा बुरा निकला। बाक़ी दो का जवाब मिल ही नहीं सका — और क्यों नहीं मिला, यही इस लेख का सबसे काम का हिस्सा है।
खुलासा और सीमाएँ। मैं Optocore बनाता हूँ, एक optical ERP, और ये आँकड़े उसी से निकले हैं। ये दो branches वाले एक भारतीय ऑप्टिकल व्यवसाय के हैं — 18 सितंबर 2026 तक का live catalogue, और सितंबर 2022 से अब तक का order इतिहास। यह एक असली दुकान है, कोई benchmark नहीं। आकार आपको जाना-पहचाना लगेगा; दशमलव हमारे अपने हैं।
4,571 फ्रेम, और साल भर में करीब 800 orders
catalogue में इस वक़्त 4,571 frames और sunglasses stock में हैं — 4,032 frames और 539 sunglasses।
अब इसे इस बात के साथ रखिए कि वे निकलते किस रफ़्तार से हैं:
| साल | Orders |
|---|---|
| 2023 | 891 |
| 2024 | 822 |
| 2025 | 753 |
मान लीजिए साल में 800 orders। हर order में frame जाता ही नहीं — बहुत से सिर्फ़ lens, repair या contact lens के होते हैं — इसलिए 800 उदार आँकड़ा है। फिर भी, अगर हर एक order में एक frame शेल्फ़ से उठ जाए, तब भी जो stock पड़ा है वह लगभग छह साल का है।
छह साल stock level नहीं होता। वह archive होता है।
बाज़ार dead stock की बात ऐसे करता है जैसे वह शेल्फ़ का कोई कोना हो। छह साल के stock पर वह कोना नहीं रह जाता — वही पूरी शेल्फ़ बन जाता है, और इस साल की ख़रीद उसके ऊपर रखी जाती है।
लगभग हर frame अपने आप में अकेला है
अब वह बुनियादी बात, जो ऑप्टिकल stock को बाक़ी हर retail stock से अलग करती है — और जिसकी वजह से आम software की सलाह frame cabinet के सामने टिकती नहीं।
ये 4,571 units कुल 4,490 अलग-अलग products में बँटी हैं — यानी हर product पर करीब 1.02 पीस। शेल्फ़ पर पड़े 98% माल का मतलब है: एक रंग, एक size, एक model, और उसका एक ही पीस।
इसके दो नतीजे निकलते हैं, जिन्हें ज़्यादातर billing software ग़लत समझता है:
- Reorder point बेमानी हो जाता है। "minimum stock 2, reorder 5" उस दुकान का हिसाब है जो एक ही चीज़ बार-बार बेचती है। ऑप्टिकल दुकान ज़्यादातर ऐसा नहीं करती। वह frame बिका, तो ख़त्म — अब सवाल "फिर से मँगाओ" नहीं, बल्कि "इस जैसा कुछ ख़रीदो" है।
- इसलिए हिसाब SKU का नहीं, group का है। brand, price band, shape, material, gender। "SKU 4412 दोबारा मँगाऊँ या नहीं" पूछा ही नहीं जा सकता; पूछा यह जा सकता है कि "दो से तीन हज़ार के metal half-rim ज़रूरत से ज़्यादा तो नहीं पड़े हैं"।
यानी SKU-वार quantity छापने वाली कोई भी stock report ऑप्टिकल दुकान को कुछ नहीं बताती। हर line पर 1 ही लिखा आएगा।
आधे frames, और पैसे का सिर्फ़ पाँचवाँ हिस्सा
उसी stock को बिक्री क़ीमत के हिसाब से बाँटिए, तो तस्वीर तुरंत बदल जाती है:
| Price band | Units का हिस्सा | फँसे पैसे का हिस्सा |
|---|---|---|
| 1,000 से कम | 17.5% | 4.4% |
| 1,000–1,999 | 32.7% | 15.4% |
| 2,000–2,999 | 16.9% | 13.0% |
| 3,000–4,999 | 15.1% | 18.6% |
| 5,000–7,999 | 12.2% | 23.8% |
| 8,000 और ऊपर | 5.7% | 24.7% |
दोनों columns को आमने-सामने पढ़िए, क्योंकि फ़ैसला वहीं छिपा है।
शेल्फ़ के आधे frames — 2,000 रुपये से नीचे वाले सब — में पैसे का पाँचवाँ हिस्सा भी नहीं है। units में 50.2%, पैसे में 19.8%। इनमें ग़लती सस्ती पड़ती है।
ऊपर के दो bands बिलकुल उल्टे हैं: units के 17.9%, और पैसे के 48.5%। हर छठा frame, और उसमें लगभग आधी पूँजी।
यही असंतुलन तय करता है कि audit कहाँ से शुरू हो। सस्ती दीवार गिनना आरामदेह काम है और उससे कुछ ख़ास नहीं छूटता। दो साल से न हिले चालीस premium frames, चार सौ सस्ते frames से ज़्यादा भारी पड़ते हैं — और आगे चलकर discount पर यही निकाले जाते हैं, यानी उसी ग़लती का दूसरा बिल।
615 brands, और उनमें से 502 के पास पाँच या उससे कम frames
एक और कटाई, क्योंकि इससे समझ आता है कि बिना किसी के तय किए शेल्फ़ छह साल का कैसे हो जाता है।
इस catalogue के stock पर 615 अलग brand नाम हैं। ऊपर के पाँच brands में units का 33.5% है और ऊपर के दस में 43.5% — यानी एक तिहाई शेल्फ़ वे चंद नाम हैं जिन्हें सोच-समझकर ख़रीदा जाता है।
बाक़ी एक बहुत लंबी पूँछ है। इन 615 में से 502 brands के पास पाँच या उससे कम frames हैं।
इसका कुछ हिस्सा migration की गड़बड़ है और मैं यह साफ़ कह रहा हूँ: सालों में टाइप हुए catalogue में model और supplier के नाम भी brand वाले column में चले जाते हैं, इसलिए 615 असल brands से ज़्यादा है। फिर भी, छूट देकर भी आकार वही रहता है — एक छोटा सोचा-समझा हिस्सा, और उसके बाद एक-दो पीस की लंबी पूँछ, जो इसलिए आई क्योंकि rep सामने खड़ा था।
Dead stock इसी पूँछ में बनता है। किसी एक ख़राब फ़ैसले से नहीं, बल्कि सौ छोटे फ़ैसलों से जिन्हें कभी एक साथ देखा ही नहीं गया, क्योंकि दुकान में कोई चीज़ उन्हें जोड़कर मालिक के सामने नहीं रखती।
वे दो तारीख़ें जो कोई दर्ज नहीं करता
तो इन 4,571 में से असल में मरा हुआ कौन-सा है?
मैं नहीं बता सकता। इसलिए नहीं कि query मुश्किल है, बल्कि इसलिए कि दुकान ने वे दो तारीख़ें कभी लिखी ही नहीं जिनसे जवाब मिलता:
- यह frame आया कब था? 4,490 products में से 54 के लिए — यानी 1.2% के लिए purchase record मौजूद है। बाक़ी माल उन supplier bills पर आया जो कुल जोड़ के रूप में चढ़े, या किसी bill पर आया ही नहीं। पिछले महीने ख़रीदे frame और 2021 के frame में system को कोई फ़र्क़ नहीं दिखता।
- आख़िरी बार एक बिका कब था? 4,490 में ठीक एक product पर last-sale की तारीख़ है। catalogue इसी जुलाई ERP में आया और counter जून के आख़िर से इसी पर bill बना रहा है, यानी product-स्तर की बिक्री का इतिहास तीन महीने पुराना है। उससे पहले bill में रक़म दर्ज होती थी, यह नहीं कि शेल्फ़ से कौन-सा frame गया।
इन दो तारीख़ों के बिना "dead stock" कोई आँकड़ा नहीं है। वह counter पर खड़े किसी आदमी का अंदाज़ा है — और ERP रखने का पूरा मक़सद ही यह है कि दुकान अंदाज़ों पर न चले।
यही ईमानदार नतीजा है, और यह हमारे लिए तारीफ़ वाला नहीं है। हमारे पास चालू ERP है, साफ़ catalogue है, पूरा order इतिहास है — फिर भी हम अपने ही stock की उम्र नहीं निकाल सकते, क्योंकि जो दो fields मायने रखती थीं वे कभी किसी की आदत का हिस्सा बनीं ही नहीं। software अकेले इसे ठीक नहीं करता। नए system का पहला महीना ही वह मौक़ा है जब इन दो entries को अनिवार्य कर देना चाहिए — इससे पहले कि बिना तारीख़ के 4,000 और पीस आ जाएँ।
Dead stock की असली क़ीमत
मालिक इसे अकसर "बेकार पड़ा पैसा" मानते हैं। यह बेकार पड़े से भी बुरा है, चार तरह से:
- यह वह पूँजी है जो आप पहले ही चुका चुके हैं — बिक्री क़ीमत पर नहीं, लागत पर। इस दुकान में उसका लगभग आधा हिस्सा 5,000 रुपये से ऊपर के frames में है।
- यह उस frame की जगह घेरता है जो बिक जाता। cabinet में जितना आता है, उतना ही आता है। 2021 के model को दी गई हर जगह वह जगह है जो इस season का rep भर नहीं सकता।
- आख़िर में यह discount पर निकलता है, और discount सीधे margin से जाता है। हमारे अपने margin के आँकड़ों में औसत discount frame की कमाई का लगभग 85% खा गया। पुराना stock 40% छूट पर निकालना वसूली नहीं है; वह उसी पुरानी ख़रीद का दूसरा भुगतान है।
- यह एक अच्छे दिखने वाले आँकड़े में छिप जाता है। balance sheet पर stock की क़ीमत asset की तरह पढ़ी जाती है। छह साल का stock asset नहीं है — वह पिछले साल का cash है, cabinet में।
आज से नापना कैसे शुरू करें
जो तारीख़ें कभी दर्ज नहीं हुईं, वे वापस नहीं आएँगी। लेकिन ढेर बढ़ाना आज रोका जा सकता है, और एक season में पहला ईमानदार आँकड़ा मिल सकता है। क्रम से:
1. आज से दो अनिवार्य fields। कब आया, और लागत क्या है। हर frame, बिना अपवाद, डिब्बा खुलते ही — महीने के आख़िर में नहीं। उस दिन से आपके पास ageing report है, और छह महीने में वह कुछ सच बताने लगेगी।
2. रक़म का नहीं, पीस का bill बनाइए। counter अगर bill पर असली frame चुनता है, तो last-sold अपने आप दर्ज होता रहेगा। यही वह एक आदत है जो billing system को stock system बनाती है, और इसमें प्रति बिक्री तीन सेकंड लगते हैं।
3. audit शेल्फ़ से नहीं, band से कीजिए। 5,000 रुपये से ऊपर वाले सब से शुरू कीजिए, क्योंकि आधा पैसा वहीं है और गिनती कुछ सौ ही है। दो लोग, एक दोपहर।
4. पीस पर नहीं, group पर 90 दिन का नियम लगाइए। जब लगभग हर frame अकेला है, तो एक पीस की उम्र कम ही बताती है। group की उम्र — यह brand, यह band, यह shape — बताती है कि क्या ख़रीदना बंद करना है।
5. ख़रीदते वक़्त ही निकलने का रास्ता तय कीजिए। काम का अनुशासन "कितनी छूट पर निकालूँगा" नहीं है, बल्कि यह है: अगर यह group साल भर नहीं हिला तो इसका क्या होगा? supplier को वापसी, दूसरी branch में transfer, bundle, या write-down। जो दुकान यह जवाब ख़रीद के वक़्त दे देती है, उसमें चुपचाप ढेर लगना बंद हो जाता है।
हम इसका क्या कर रहे हैं
ऊपर की वही सूची, उस दुकान में जिसने अभी माना है कि वह अपने stock की उम्र नहीं निकाल सकती। डिब्बा खुलते ही "कब आया" और लागत दर्ज हो रही है; counter bill पर product चुन रहा है; और पहली असली ageing report मार्च 2027 के आसपास पढ़ने लायक़ होगी। यह किसी को भी धीमा लगेगा, और यही असली समय-सीमा है — जिस stock पर कभी तारीख़ ही नहीं पड़ी, उसका ageing analysis वादा करने वाला आपको chart लगाकर अंदाज़ा बेच रहा है।
असहज बात छह साल का stock नहीं है। असहज बात यह है कि गिनती तब हुई जब दुकान से पूछा गया।
आँकड़े: दो branches वाले एक भारतीय ऑप्टिकल व्यवसाय के live catalogue से, 18 सितंबर 2026 तक — 4,490 products में 4,571 frame और sunglass units, 54 products के purchase line items, और एक product पर last-sale की तारीख़. Order की गिनती उसी व्यवसाय के 2022-2026 के पूरे इतिहास से. Price band मौजूदा बिक्री क़ीमत पर और फँसा पैसा दर्ज लागत पर. कोई order value, ग्राहक रिकॉर्ड या branch की पहचान प्रकाशित नहीं की गई है.